Gérer votre cabinet pendant la COVID-19

La pandémie de COVID-19 a entraîné la fermeture indéfinie de plusieurs entreprises canadiennes, dont celle de cabinets dentaires. En cette période d’incertitude, le CDSPI partage les conseils de MNP, son partenaire comptable, à propos de la gestion des finances de votre cabinet et des enjeux reliés à l’emploi.

À cause de l’impact de la COVID-19, de nombreux professionnels se questionnent sur ce qu’ils doivent faire de leur cabinet. La situation évolue rapidement, donc il est important de se tenir au courant de tout changement aux programmes d’impôt ou de prestations qui pourraient s’appliquer à votre entreprise. Renseignez-vous sur les mesures fiscales fédérales en réponse à la COVID-19.

Voici une série de recommandations des conseillers d’affaires du MNP à propos des prochaines étapes à suivre pour votre cabinet.

 

Considérations liées aux prêts bancaires et au flux de trésorerie du cabinet :

  1. Examinez les dépenses du cabinet pour en comprendre les coûts réels pendant que vous n’êtes pas en mesure d’exercer vos activités. Déterminez le flux de trésorerie hebdomadaire ou mensuel prévu pendant votre fermeture :
    • Coûts fixes, c’est-à-dire les frais que vous devez payer même si le bureau est fermé, p. ex., le paiement du capital et des intérêts de tout prêt bancaire, le loyer, le téléphone, le service Internet, la taxe foncière, les services publics, les frais de compte bancaire (à l’exception des frais de traitement de carte de crédit), les cotisations d’affiliation professionnelle, les assurances.
    • De manière générale, les coûts variables représentent la majeure partie des dépenses de votre cabinet et cesseront durant sa fermeture. Les coûts variables comprennent des fournitures médicales, dentaires et autres, le personnel, les frais de laboratoire, les frais de bureau, les honoraires d’associé, la publicité (si vous n’avez pas de contrat en vigueur), la réparation et l’entretien, le déplacement et les frais liés aux automobiles, les repas et les divertissements, etc.
  1. Vérifiez la marge disponible sur votre marge de crédit ou dans votre compte bancaire pour déterminer pendant combien de temps vous pourrez payer les coûts fixes du cabinet et à quel moment vous rencontrerez des difficultés financières.
    • Examinez vos besoins personnels en flux de trésorerie pour vos coûts fixes comme votre hypothèque, vos frais de subsistance, etc., car vous devrez les inclure aux coûts fixes de votre cabinet qui vous seront transférés.
  1. Communiquez avec votre institution financière si vous craignez que votre marge de crédit, votre solde actuel et les autres facilités de crédit disponibles ne suffisent pas durant votre fermeture ou pourraient entraîner des problèmes importants de flux de trésorerie après la fermeture.
    • Votre institution financière pourrait être disposée à consentir une marge de crédit supplémentaire, à modifier une période d’intérêt pour les prêts bancaires ou à repousser certains versements au capital sur les prêts à terme.
    • Pour les prêts bancaires à terme, songez aussi à étaler la durée du remboursement sur une plus longue période. Par exemple, s’il vous restait six années de remboursement à raison de 100 000 $ par année en versements sur le capital, l’institution financière pourrait accepter d’amortir le prêt sur dix ans à raison de 60 000 $ en versements par année. Ceci libérerait 40 000 $ pour le flux de trésorerie annuel de votre cabinet.
    • Si votre institution financière n’offre pas d’accommodements, vous pouvez vous adresser à d’autres institutions pour essayer d’obtenir le refinancement ou le prolongement d’un prêt à terme. N’oubliez pas que le changement d’institution financière ou de prêteur est un processus complexe et que la plupart des institutions offrent des caractéristiques et des taux d’intérêt similaires. De manière générale, nous vous conseillons de collaborer avec votre institution financière afin de limiter toute interruption de vos opérations bancaires courantes.

 

Considérations liées aux employés :

Pour le personnel et les employés, il n’existe pas de réponse facile quant à ce qu’il faut faire durant une fermeture. Cependant, vous devez être sensible aux répercussions juridiques ou législatives de vos gestes. Tenez compte des facteurs suivants dans votre réponse à cette perturbation :

  1. Consultez votre avocat ou votre fournisseur de services de ressources humaines pour établir les mesures à prendre ou à éviter.
  2. Quelles sont les conditions de vos contrats d’emploi? Pouvez-vous mettre les employés à pied avec un court préavis ou êtes-vous tenu de leur verser un salaire pour une période minimum?
  3. Un facteur à considérer est votre capacité financière à payer vos employés. Pour les bureaux professionnels qui ont des prêts ou dont la rentabilité est moindre, etc., payer les employés peut être plus difficile et pourrait placer le bureau en détresse financière.
  4. Il existe aussi un facteur de bonne volonté auprès des employés. Si vous procédez à une mise à pied immédiate, les employés pourraient éprouver du ressentiment ou être blessés.
    • Il peut être prudent de payer les employés pour deux semaines, mais de leur indiquer clairement que si la fermeture perdure au-delà, vous serez contraint de les mettre à pied et qu’ils pourront demander des prestations d’assurance-emploi (AE).
    • Les employés qui sont blessés par la mise à pied pourraient avoir d’autres raisons de quitter votre cabinet et trouver un poste ailleurs. Ceci est particulièrement vrai pour les cabinets dentaires puisqu’il existe une grande demande pour les assistants dentaires en ce moment.
  1. Si des employés perçoivent des prestations d’assurance-emploi, en général, le cabinet ne peut pas verser de supplément pendant ou après cette période si ce supplément est lié à la période où les employés recevaient des prestations d’AE.
    • Les suppléments diminuent les prestations d’AE d’un employé à moins d’être autorisés pour des raisons très limitées, notamment un congé parental ou des prestations d’invalidité.
    • Nous ne croyons pas que les exceptions actuelles s’appliqueront aux cabinets professionnels. Toutefois, il est possible que le gouvernement apporte des changements aux montants d’AE et aux autres programmes de prestations dans le cadre de sa réponse à la COVID-19.
  1. Cybersécurité et fraude :
    • Demeurez vigilant dans la gestion de votre cybersécurité et de vos finances.
      • Assurez-vous que vos employés sont attentifs aux demandes, courriels et messages textes suspects, ne divulguent pas d’information sensible ou critique, n’autorisent pas de paiement sans la confirmation de l’autorité compétente et ne cliquent pas sur des liens potentiels de rançongiciel. Les périodes d’incertitude comme celle que nous vivons actuellement augmentent la vulnérabilité aux cyberattaques et la probabilité de celles-ci.
      • La pression financière peut motiver les employés à identifier des occasions de ressources additionnelles. Parallèlement, vérifiez régulièrement l’authenticité et l’exactitude des dépenses pour vous assurer que seules les transactions valides sont traitées et que la facturation et les dépôts nécessaires sont effectués.

 

Pour les autres considérations, réfléchissez aux améliorations que vous pouvez apporter au bureau en l’absence des patients. Y a-t-il des choses dont vous n’avez pas le temps de vous occuper lors d’une semaine normale et qui pourraient améliorer votre cabinet? Songez à inviter certains de vos employés ou l’ensemble du personnel à participer aux projets suivants qui peuvent « créer du travail » au bénéfice de votre cabinet. Ils pourraient relever d’autres améliorations ou rénovations utiles.

 

Autres considérations :

  1. Survolez les cours de formation en ligne que vous pourriez suivre pour améliorer votre cabinet. Regardez du côté de la formation permanente, de la gestion de bureau, de la formation sur l’utilisation de logiciels, etc.
  2. Posez un regard critique sur votre bureau (du point de vue des patients) et voyez si des améliorations sont possibles, par exemple :
    • Revoyez l’aménagement du mobilier, de l’équipement, du poste de travail du praticien dentaire, etc.
    • Réorganisez et désencombrez l’espace administratif.
    • Remplacez ou réparez tout équipement ou instrument endommagé.
    • Mettez à jour les périphériques d’ordinateurs comme les imprimantes, les claviers, etc. qui posent des problèmes.
    • Effectuez les retouches de peinture que vous pouvez faire vous-même comme les marques ou les éraflures sur les plinthes, les boiseries, les coins, etc.
    • Procédez à un nettoyage en profondeur de toutes les surfaces du bureau. Annoncez ce grand nettoyage à vos patients quand vos activités reprendront.
    • Dressez l’inventaire des armoires de fournitures, des stocks, des instruments, etc. et jetez tous les articles qui sont périmés ou qui prennent de la place et ne seront jamais utilisés.
    • Songez à impliquer certains de vos employés ou l’ensemble du personnel dans ce processus, car ils pourraient relever d’autres améliorations ou rénovations utiles.
  1. Passez en revue les dossiers de patient :
    • Archivez les dossiers de patients qui ne se sont pas présentés à votre cabinet depuis un bon moment.
    • Dressez la liste des patients que vous n’avez pas vus en consultation depuis 12 à 36 mois afin de communiquer avec eux.
    • Dressez la liste des patients avec qui vous n’avez pas communiqué ou qui n’ont aucun traitement prévu afin de les contacter à la réouverture du bureau. Vous pourriez aussi demander à votre personnel de communiquer avec eux maintenant.
    • Demandez au personnel de communiquer avec les patients affectés par la fermeture pour reprogrammer leur rendez-vous afin qu’ils ne soient pas oubliés dans le processus.
    • Examinez le plan de traitement des patients pour établir si des traitements ont été repoussés (c.-à-d. jetez un deuxième regard critique à la planification que vous n’avez peut-être pas examinée en profondeur dans le passé). Vous pourrez ensuite communiquer avec ces patients.
  1. Passez en revue les contrats de fournisseurs pour déterminer si des révisions, des négociations ou des renouvellements sont nécessaires pour l’année en cours :
    • les fournisseurs de téléphonie comme vous avez le temps d’attendre en ligne afin de renégocier vos tarifs;
    • les fournisseurs de produits médicaux, dentaires ou autres pour réviser leurs prix et revoir vos procédures de commande si un fournisseur offre de meilleurs prix ou encore chercher de nouveaux fournisseurs;
    • les contrats de location de photocopieurs ou d’autre équipement;
    • la mise à niveau du logiciel de gestion de la pratique et les accords de licence pour le nombre approprié d’utilisateurs;
    • les contrats d’aménagement paysager et d’autres types d’entretien.
  1. Passez en revue les pratiques, les manuels de politiques internes et la documentation pour voir si des dates, des politiques, etc. doivent être mises à jour :
    • manuels des ressources humaines;
    • certifications et politiques en matière de radioprotection;
    • contrats des employés;
    • contrats d’assurance du bureau.
  1. Formation des employés et autres considérations :
    • Y a-t-il des changements que vous aimeriez apporter aux procédures et aux tâches de bureau?
    • Formation ou encadrement des employés sur les soins aux patients, les suivis, etc.
    • Y a-t-il des cours en ligne que vos employés devraient suivre?
    • Effectuez les évaluations de rendement plus tôt ou des évaluations intérimaires pour voir comment les choses se passent.
  1. Mettez à jour la tenue des livres ou des dossiers de votre cabinet.
    • Archivez les vieux reçus, relevés bancaires et relevés de carte de crédit que vous avez négligé de ranger dans des boîtes. N’oubliez pas la politique de l’Agence du revenu du Canada qui recommande de conserver les dossiers d’impôt, les reçus et les documents justificatifs pendant sept ans.
    • Entrez toute l’information de l’année en cours dans votre logiciel de comptabilité.
    • Organisez les dossiers de l’année en cours pour votre comptable ou votre commis comptable, etc.

 

Bien qu’il ne s’agisse pas d’une liste exhaustive des éléments à considérer pour votre cabinet ou votre bureau, nous espérons qu’elle vous inspirera des idées à mettre en oeuvre. L’objectif est de réfléchir à ce que vous feriez si vous aviez le temps de réparer, de régler ou d’améliorer des choses afin de mettre ces plans en branle pendant que votre bureau est fermé.

 

Soyez assurés que le CDSPI continuera à vous fournir des informations utiles sur les investissements, les assurances et la gestion de cabinet au fur et à mesure que la situation liée à la COVID-19 évolue.

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