À un moment ou à un autre de votre carrière, un de vos patients peut avoir une réaction imprévue à une procédure dentaire ou prétendre qu’il n’avait pas tout à fait compris les risques potentiels. En cas d’erreur de votre part, un patient pourrait avoir besoin d’autres procédures qu’il n’avait pas anticipées et qu’il ne peut pas se permettre de payer. Ou encore, un patient peut décider, après avoir accepté de subir une procédure élective coûteuse, qu’il n’est tout simplement pas satisfait des résultats.
Chacun de ces scénarios peut entraîner une action en justice. Jusqu’où cela peut aller et l’incidence que cela peut avoir sur votre cabinet dépendra de votre préparation proactive. Le risque de poursuites pour faute professionnelle est bien réel, mais peut être atténué en tenant des dossiers de patients détaillés, en obtenant le consentement éclairé du patient et en gérant les attentes.
Pour déterminer ce que vous devez faire pour être bien préparé, nous avons parlé à plusieurs avocats spécialisés en fautes professionnelles afin d’obtenir leurs points de vue et leurs recommandations en matière de meilleures pratiques.
La meilleure défense : des dossiers de patients détaillés
Alors que la plupart des dentistes apprennent l’importance de tenir des dossiers détaillés pendant leurs études en médecine dentaire, mettre cela en pratique est souvent plus facile à dire qu’à faire.
Trop souvent, les dentistes répondent verbalement à une plainte d’un patient, sans le noter dans son dossier, ou encore, les informations recueillies durant un appel de suivi ne sont pas consignés au dossier. Ces faux pas en apparence anodins peuvent causer de sérieux problèmes si le patient décide d’intenter une action en justice contre vous.
« Si une action en justice est portée devant un tribunal, le dossier du patient est une preuve importante. Donc, si vos dossiers sont incomplets, cela pourrait indiquer que vous n’avez pas fourni des soins dentaires adéquats », explique Deirdre Wade, c.r., avocate plaidante et associée auprès de Cox & Palmer, à Saint John, et spécialiste en assurance, en droits de la défense et en responsabilité professionnelle.
Matthew Wilton, avocat plaidant et associé auprès de Wilton Martin, à Toronto, qui défend les dentistes du Collège royal des chirurgiens dentistes de l’Ontario (CRCDO) faisant l’objet de plaintes, partage le même avis. « En cas de litige, la cour adopte la position que, si ce n’est pas noté dans le dossier du patient, alors cela n’est pas arrivé, même si le dentiste affirme qu’il s’en rappelle, dit Matthew Wilton. Le patient a le bénéfice du doute. »
Et puis, ce que la cour considère comme un dossier suffisant et ce que vous considérez comme un dossier complet peut différer.
« Une des procédures les plus courantes que font les dentistes est la restauration dentaire. Au minimum, ils doivent indiquer dans le dossier le numéro et la surface de la dent. En cour, il n’est pas suffisant d’avoir seulement noté "dent 11 MODL" », poursuit Matthew Wilton. « Vous devez noter le matériel utilisé, votre conversation avec le patient concernant différents traitements et même, dans certains cas, le coût de la procédure. Sinon, le dossier est incomplet. Vous devez aussi noter ce que vous avez fait, expliquer pourquoi et confirmer que vous avez obtenu le consentement éclairé du patient. »
Naturellement, tenir des dossiers détaillés dans le seul but de vous protéger contre une poursuite en justice ne fonctionne pas toujours. Puisqu’il n’y a pas des poursuites tous les jours, c’est facile de manquer de vigilance en ce qui a trait à la tenue de dossiers, surtout si votre cabinet est très occupé.
Si les membres de votre équipe et vous avez du mal à garder le cap en matière de tenue de dossiers, songez à utiliser vos dossiers pour d’autres fins.
« Un dentiste peut se servir d’un dossier complet comme outil pour poser un diagnostic et fournir un traitement », explique Danielle Barchyn, avocate spécialiste en fautes professionnelles auprès de MLT Aikins LLP à Winnipeg. « Si le dossier est complet, une tierce personne devrait pouvoir le consulter et comprendre ce qui est arrivé, par exemple, lorsqu’un patient est aiguillé vers un autre dentiste pour obtenir des soins. »
Vous devriez également établir des pratiques de tenue de dossiers qui s’intègrent à votre routine quotidienne.
« C’est important, surtout pour les nouveaux dentistes, de prévoir du temps pour une bonne tenue de dossiers », poursuit Danielle Barchyn.
Les six éléments d’un excellent dossier de patient
Alors que la plupart des dentistes reconnaissent l’importance de tenir d’excellents dossiers de patients pour défendre leur cabinet contre une action en justice potentielle pour faute professionnelle, ce qui constitue un excellent dossier n’est pas toujours clair, car les critères peuvent varier selon la juridiction et le scénario.
Cela étant dit, tous les avocats avec lesquels nous nous sommes entretenus s’accordent pour dire qu’un excellent dossier de patient devrait typiquement comporter six éléments clés :
Un plan de traitement détaillé
Si vous discutez d’un plan de traitement avec votre patient, vous devez tout consigner au dossier, y compris les différentes options de traitement suggérées, l’option choisie et l’évolution du plan de traitement au fil du temps.
« Il arrive parfois que plusieurs plans de traitement sont indiqués dans le dossier, mais que la suite n’est pas claire », remarque Talia C. Profit, avocate plaidante auprès de Cox & Palmer, à Moncton, et spécialiste en litige civil et commercial, en fautes professionnelles médicales, en assurance, en dommages corporels, en recours collectif, en dommages matériels et en responsabilité municipale. « À des fins juridiques, il est recommandé d’obtenir le consentement du patient à un plan de traitement avant de commencer quoi que ce soit. »
Et, si des radiographies dentaires ou des modèles de dents sont nécessaires, assurez-vous d’indiquer la date dans le dossier du patient. Par contre, si votre patient refuse ces types de procédures, veuillez bien le noter.
« Certaines personnes ne veulent pas payer le plein montant des radiographies si cela n’est pas couvert par leur assureur », observe Talia Profit. « Dans ce cas-là, le dentiste devrait leur expliquer pourquoi il est recommandé de subir une série de radiographies. Si la personne persiste à refuser en raison du coût, indiquez-le dans son dossier. »
Des antécédents médicaux complets
Prendre le temps de comprendre les antécédents médicaux de votre patient et vous assurer d’avoir un dossier médical à jour peut s’avérer inestimable dans l’éventualité d’une poursuite en justice.
« Si les procédures dentaires antérieures ne figurent pas dans le dossier d’un patient, la cour peut ne pas savoir où les choses en étaient avant que le patient commence à recevoir le traitement, alors il est difficile de déterminer quels soins ont été donnés par un dentiste en particulier », ajoute Talia Profit. « Il est important de noter dans le dossier les problèmes et soins dentaires antérieurs pour savoir exactement quels soins ont été donnés au patient par un dentiste en particulier. »
De plus, certains problèmes médicaux peuvent influer sur le succès d’une procédure dentaire, par exemple, si la personne est diabétique, la guérison peut prendre plus de temps. Alors un dentiste doit non seulement connaître l’état de santé d’un patient, mais doit aussi pouvoir expliquer en quoi cela peut avoir une incidence sur la procédure avant de commencer quoi que ce soit.
« Maintenir les antécédents médicaux à jour peut consister simplement à demander à un patient si son état de santé général a changé depuis son dernier rendez-vous et s’il prend de nouveaux médicaments », explique Deirde Wade. « Ainsi, vos patients peuvent vous faire part de leurs préoccupations, lesquelles devraient être notées dans leur dossier, y compris comment vous y avez répondu. »
Des renseignements clairs
Pour tenir de bons dossiers, évitez les abréviations, les sigles, le jargon et une écriture illisible. Après tout, si vos dossiers pourraient servir en cour, ils doivent être faciles à lire et à comprendre. Voilà pourquoi il est préférable de tenir des dossiers électroniques plutôt qu’écrits à la main.
« Devant la cour, nous voyons beaucoup de notes manuscrites et d’abréviations obscures. Puisque les professionnels dentaires donnent des soins à des douzaines voire des centaines de patients par semaine, il est difficile pour eux de se rappeler de chaque traitement spécifique », élabore Deirde Wade. « Vos dossiers devraient vous permettre de déterminer s’il s’agissait d’un rendez-vous tout à fait banal ou sortant de l’ordinaire. En consultant un dossier, vous devriez être capable de savoir si vous avez vu vous-même le patient ou si quelqu’un d’autre s’en est chargé. Et, s’il y a quelque chose d’inhabituel, cela devrait être bien noté pour que vous vous en souveniez. »
Des processus uniformes
Comme les dentistes sont légalement responsables de tous les services rendus dans leur cabinet, il est important de veiller à ce que les processus de tenue de dossiers soient uniformes. Tous les employés, du personnel à la réception aux hygiénistes, doivent savoir comment mettre les dossiers à jour, quelles informations doivent y figurer et quand doit se faire la tenue de dossiers au quotidien conformément à vos directives.
« Dans la plupart des cas, l’hygiéniste dentaire est la personne qui pose beaucoup de questions ou qui entend des choses dont vous n’avez peut-être pas conscience, car beaucoup de patients se sentent plus à l’aise avec cette personne », explique Danielle Barchyn. « Donnez comme directive à vos hygiénistes de noter les préoccupations d’un patient, de sorte que vous, le dentiste, puissiez allouer le temps qu’il faut pour en parler au patient. »
En tant que dentiste, prenez le temps de mettre vos notes à jour périodiquement en utilisant le même style de phrases et de langage, de vérifier l’exactitude de vos notes et d’éviter les erreurs.
« Un dentiste peut dire qu’une certaine pratique est chose normale dans son cabinet, mais si cela n’est pas noté dans le dossier du patient, ce sera votre parole contre la sienne. La cour examinera le dossier, mais si les soins dentaires que vous avez donnés ne sont pas notés dans le dossier, cela vous posera problème », explique Deirde Wade.
Comme le dit l’adage, « c’est en forgeant qu’on devient forgeron », alors trouvez un système de tenue de dossiers qui n’entrave pas le fonctionnement efficace de votre cabinet ni les soins aux patients.
« Évitez d’inclure des notes inutiles, surtout si vous voulez qu’une tierce personne puisse étudier le dossier rapidement. Le contenu d’un dossier de patient dépend de ce que vous y consignez; une note clinique concernant les antécédents médicaux n’est pas la même chose qu’un rapport opératoire », souligne Deirde Barchyn. « D’après les lignes directrices, les dossiers de patients doivent être le plus à jour possible, alors prenez l’habitude de noter exactement ce qui a été fait. La tenue de dossiers quotidienne est une bonne pratique à suivre et accroît la crédibilité de ce que vous consignez au dossier. »
Risques accrus de poursuites pour faute professionnelle
Une poursuite pour faute professionnelle peut découler de pratiquement n’importe quels soins offerts, mais certains scénarios ont de plus fortes chances d’entraîner une action en justice, par exemple, mais sans s’y limiter :
Le défaut d’aiguiller un patient vers un spécialiste
Si, à titre de dentiste généraliste, vous effectuez une procédure dentaire spécialisée, vous devez respecter les mêmes normes de soins qu’un dentiste spécialiste.
« Évitez d’effectuer des procédures spécialisées si vous n’avez pas le savoir-faire », prévient Talia Profit. « Vous ne devriez jamais hésiter à aiguiller un patient vers un dentiste spécialiste. »
Esthétique dentaire
Lorsque les gens changent l’apparence de leur bouche par choix ‒ et non par besoin ‒ il y a de plus fortes chances qu’ils vous poursuivent en justice s’ils n’obtiennent pas le résultat escompté.
« Les personnes qui veulent changer leur apparence ont typiquement des attentes très élevées. Elles sont plus susceptibles d’intenter une poursuite si elles n’obtiennent pas le résultat qu’elles avaient imaginé », remarque Matthew Wilton.
Diagnostic erroné
Le défaut d’examiner adéquatement les préoccupations d’un patient ou de bien noter ce que vous avez fait (ou pas fait) peut avoir comme conséquence que la cour prendra le parti du patient.
« Si un patient vous dit qu’il a mal à une dent et qu’après avoir examiné sa dent vous lui dites qu’à votre avis il n’y a aucun problème, vous devriez le noter dans son dossier », explique Deirde Wade. « Si d’autres problèmes surviennent plus tard, vous devez pouvoir expliquer ce que vous avez constaté en examinant sa dent et ce que vous avez fait. »
Consentement éclairé du patient
En plus de tenir des dossiers détaillés, il est important d’obtenir le consentement éclairé du patient pour atténuer les risques de poursuites pour faute professionnelle. Ce qui constitue un « consentement éclairé » dépendra des services que vous offrez, de la province où vous exercez la dentisterie et de votre clientèle. Pour obtenir un consentement, il faut faire signer un formulaire au patient, mais le formulaire n’est pas tout.
« Le formulaire en soi ne constitue pas le consentement. Le consentement est en fait votre conversation avec le patient », précise Danielle Barchyn. « Le formulaire peut vous aider à simplifier votre conversation, mais il n’est pas suffisant en soi. »
Deirde Wade est du même avis. « Les dentistes peuvent utiliser un des nombreux formulaires de consentement standards qui existent, mais le formulaire n’est pas la solution ultime en cas de litige. En tant que professionnel dentaire, vous devez quand même expliquer tous les risques potentiels et vous assurer que votre patient a bien compris ».
Donc, un formulaire de consentement éclairé doit décrire clairement la conversation que vous avez eue avec le patient avant d’effectuer un traitement dentaire. Les formulaires de consentement peuvent varier, mais un bon formulaire doit typiquement inclure :
Bien entendu, un formulaire ne suffit pas à assurer le consentement d’un patient. Par prudence, un dentiste devrait prendre des mesures supplémentaires pour être certain que le patient est bien informé avant de signer le formulaire de consentement.
« Pour certains soins dentaires, vous pouvez vous fier au consentement implicite ou verbal du patient, à condition de le noter dans le dossier. Par exemple, si un patient prend rendez-vous pour un plombage, il y consent implicitement en se présentant à votre cabinet. Vous devriez quand même noter dans son dossier que vous lui avez expliqué en quoi consiste la procédure et à quoi s’attendre pendant et après », dit Deirde Wade.
Vous devriez également personnaliser votre approche en fonction du patient pour vous assurer qu’il a bien compris avant de recevoir les soins dentaires.
« Certaines personnes ne lisent pas très bien, ou encore, l’anglais ou le français n’est pas leur langue maternelle. Dans ces cas-là, il se peut que vous ayez besoin d’un interprète ou que vous deviez fournir au patient des explications verbales plutôt qu’écrites », ajoute-t-elle.
Vérification du consentement éclairé
D’un point de vue juridique, la vérification du consentement éclairé comporte deux éléments. La cour se penchera d’abord sur la divulgation, par exemple, est-ce que tous les risques associés à une procédure dentaire ont été divulgués au patient? La cour se penchera ensuite sur la causalité, par exemple, si les risques n’ont pas été divulgués adéquatement, est-ce que cela a influé sur la décision du patient?
Attentes bien gérées
Prendre des notes détaillées et s’assurer d’obtenir le consentement du patient peut aussi vous aider à gérer ses attentes, ce qui est le troisième élément d’une stratégie d’atténuation des risques de faute professionnelle.
« Si un patient a un gros plombage, il a de plus fortes chances d’avoir besoin d’un traitement de canal par la suite », explique Matthew Wilton. « Si vous omettez d’en informer le patient et que, six mois plus tard, il a effectivement besoin d’un traitement de canal, le patient pourrait vous poursuivre en justice pour avoir omis de le prévenir. Si vous ne l’avez pas noté dans son dossier et ne l’avez pas inclus dans la section concernant les risques sur le formulaire de consentement, cela pourrait vous poser problème sur le plan juridique. »
À bien des égards, ces trois éléments ‒ tenue de dossiers détaillés, consentement éclairé et attentes bien gérées ‒ fonctionnent ensemble pour vous aider à vous protéger et à empêcher les patients d’obtenir gain de cause dans une action en justice future contre vous.
« Au final, vous devez vous assurer de communiquer clairement avec vos patients et de leur faire savoir qu’ils sont entendus », conclut Danielle Barchyn.
Cette approche à trois volets vous permet également de vous protéger contre des patients enclins au litige ou d’éviter des scénarios risqués. Lorsque vous avez l’habitude de tout noter et de suivre à la lettre le protocole de consentement, vous pourriez avoir moins tendance à envisager des procédures dentaires qui sortent de votre zone de confort (traitements de canal ou orthodontie, par exemple), mais plutôt à identifier les patients potentiellement problématiques et à vous occuper d’eux en conséquence.
« Lorsque vous apprenez qu’un patient a consulté trois ou quatre différents dentistes au cours des dernières années, il s’agit d’un signal d’alarme », remarque Deirde Wade. « L’approche à trois volets vous permet de reconnaître les risques et de gérer prudemment les attentes du patient et les plans de traitement à venir. »
Prévoir l’imprévisible
Une stratégie solide d’atténuation des risques de faute professionnelle n’élimine pas entièrement les risques. Même si vous appliquez toutes les meilleures pratiques mentionnées dans cet article ‒ tenue de dossiers détaillés, consentement éclairé et attentes bien gérées ‒, vous pourriez faire face à une action en justice.
Ayant compris cela, il serait sage de redoubler d’efforts pour réduire les risques en souscrivant une assurance responsabilité civile professionnelle qui est conçue pour vous protéger, vous et votre cabinet, contre les lourdes conséquences financières d’une action en justice. Pour en savoir plus sur l’assurance RC professionnelle et en quoi cela consiste, consultez la bibliothèque de connaissances sur le site du CDSPI où vous trouverez des ressources utiles pour vous aider à gérer les risques.